帳簿と証拠書類の保存

クレジットカードで支払う経費は、引落日だけを見て年分を決めません。通常の必要経費では、債務が確定した時期と支出の内容を確認します。カードの利用明細は決済の記録ですが、購入した物やサービスの内容、納品、利用期間を示す資料も併せて残します。

領収書をなくした場合は、取引の内容、相手、日付、金額を確認できる資料を探します。領収書がないから記録しなくてよい、あるいはメモを作れば何でも経費になる、というものではありません。

領収書をなくした場合は、取引の実在、金額、支払日、業務との関係を他の資料から確認します。証拠が足りないまま記憶で額を作ることは避けます。

カード明細と領収書は、一つの取引の別の証拠となることがあります。両方があるから二つの経費が発生したわけではありません。領収書は購入内容、明細はカード決済、口座の引落しは決済代金の支払い、という役割を整理しましょう。

私用のカードで払ったか、事業用のカードで払ったかという違いだけでは、必要経費の可否は決まりません。支出の業務関連性と計上時期を確認し、私用カードで立て替えた事業の支出も、記録から漏らさないようにします。

事業用カードで私物を購入しても、生活費が必要経費に変わるわけではありません。カード明細を取り込む際には、業務の支出と私的な支出を区分します。個人事業では、事業と事業主の資金移動として整理する場面と、事業の損益に入れる取引を分けることが大切です。

メール等で受け取った取引データは、電子取引データ保存の対象かを確認し、データ自体を適切に保存します。紙へ印刷しただけでよいと一律に判断しません。

紙の領収書をスマートフォンで撮影しても、それだけで原本を処分してよいとは限りません。紙の書類を画像で保存するスキャナ保存には要件があります。単なる予備の写真と、税務上の保存方法として採用する画像保存を区別しましょう。