帳簿・領収書はいつまで保存？書類の種類と申告方法で整理する

帳簿や領収書の保存期間は、すべて一律ではありません。青色・白色などの申告方法、帳簿と書類の種類、電子取引か紙の取引かを整理して確認します。申告書を提出し終えた後も、所得の計算を説明する記録として保管が必要です。

この教材の論点：帳簿と証拠書類の保存

確定申告を提出しても、帳簿や領収書の役割は終わりません。記帳した金額の根拠を説明するため、帳簿と取引資料を対応させて保存します。保存期間は青色・白色、資料の種類、条件によって分けて確認します。

申告不要と記帳不要は同じではない

事業所得等を生ずべき業務を行う人の記帳・帳簿等の保存制度は、所得税の確定申告をする必要がない人も対象です。青色申告の人だけが記帳するという制度ではありません。所得税の申告の要否を確認すると同時に、記帳と保存の範囲も別に確認します。

白色申告の保存区分

国税庁の案内では、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年間です。業務に関して作成した任意帳簿や、棚卸表その他の書類、請求書・領収書等は5年間の区分があります。「白色なら何も残さなくてよい」「すべて一律7年」とまとめないようにします。

期間の起算点も公式案内で確認し、取引日から自己判断で短く数えないでください。消費税関係など別の保存義務が重なる資料もあるため、所得税の表だけで全資料を処分できると判断しません。

青色申告の保存区分

青色申告の帳簿や決算関係書類等には原則7年の区分があります。現金預金取引等関係書類やその他の書類には、所得の条件や書類の種類によって5年の取扱い等もあります。自分の申告方法・資料の区分に対応する国税庁の表を確認します。e-Taxで申告したことだけで、元の帳簿を残さなくてよくなるものではありません。

一件の取引を重複なく追う

カードで材料2万4,000円を購入し、後日同額が銀行から引き落とされたなら、購入と代金の決済を対応させます。領収書の2万4,000円と引落しの2万4,000円を、二つの経費として計上しません。取引内容、日付、相手先、金額を確認できる資料を残し、帳簿のどの行の根拠か分かるようにします。

現金残高と利益を分ける

現金帳の開始残高1万円、現金売上3万5,000円、業務消耗品の支払8,000円、本人の生活費引出し5,000円なら、現金残高は3万2,000円です。生活費の引出しは残高を減らしますが、事業の必要経費にはしません。帳簿の残高が合っていることと、収入・経費の区分が正しいことの両方を確かめます。

紙と電子では保存方法の確認も異なります。メール請求書等は電子取引データとして、紙を撮影する場合はスキャナ保存として条件を読み分けてください。

確認問題で確かめる

事業・副業コースへ戻る