必要経費にできる支出とは？事業との関係と記録の残し方

必要経費かを考えるときは、支払先や領収書の宛名より先に、収入を得るための支出か、業務に必要な費用かを確かめます。支払った事実、仕事との関係、その年の費用になる理由の三つを説明できるようにしましょう。個人事業の経費と、会社員の給与所得の計算は別の仕組みです。

この教材の論点：必要経費と家事按分

支払った金額がすべて必要経費になるわけではありません。領収書の有無や事業用口座から払ったかだけで決めず、業務との関係、私用部分、計上する年、資産に当たるかを確認します。

事業との関係を説明する

必要経費には、売上に対応する原価や、その業務を行うための販売費・一般管理費等があります。仕事に必要だった内容を、契約書、請求書、領収書、利用明細などと対応させます。資料があることは取引の確認に役立ちますが、私用の買物に領収書があるだけで経費になるわけではありません。

例えば、業務用資料6,000円と家族の本2,000円を一枚の領収書で購入したなら、内容を区別します。仕事に必要な資料6,000円は経費性を確認し、家族の本2,000円は家事費として除きます。一枚に混じったから全額が経費になるわけでも、すべて認められなくなるわけでもありません。

資金の移動と経費を区別する

家族の食費などの家事費も除きます。本人の社会保険料は、事業の費用とせず所得控除の段階で別に確認します。税金にも種類があるため、すべての税金を一律に同じ扱いにはしません。

支払日だけで年分を決めない

現金主義の特例を使わない通常の費用では、年末までに債務が成立し、その支払いの原因となる事実が生じ、金額を合理的に算定できるかを確認します。12月のサービスでこれらを満たした未払費用は、翌年の支払いという理由だけで一律に翌年分にしません。翌年に支払うときは二重に経費へ入れないよう対応させます。

ただし、減価償却費などは別の計算が必要です。将来のサービス代を先に払った場合も、支払っただけで全額が当年の経費とは決まりません。短期前払費用などの取扱いは条件があるため、この教材の通常の費用計算とは分けて調べます。

金額を集計する例

当期分として確認できた材料費4万8,000円と業務通信費1万2,000円なら、必要経費は合計6万円です。同時に支払った借入元本10万円や本人の所得税3万円は加えません。支払済みの当年費用28万円と、債務確定等を確認済みの当年未払費用4万5,000円なら、合計32万5,000円となります。

自分の記録に戻る

支出の内容、事業で使った理由、対応する期間、私用分の除外方法を一件ずつ残します。購入取引とカードの引落しを二度計上しないことも確認してください。判断が難しい取引は、対象年の公式資料と個別の契約・実態から確認します。

確認問題で確かめる

事業・副業コースへ戻る

資料を使う5ステップのケース演習