領収書をなくしたとき｜支出を説明する資料を集める

領収書をなくした場合は、取引の実在、金額、支払日、業務との関係を他の資料から確認します。証拠が足りないまま記憶で額を作ることは避けます。

この教材の論点：帳簿と証拠書類の保存

仕事用の備品を買った領収書が見つからず、カード明細だけが残っている。購入履歴や注文メールから品名と金額を探し、業務のどの用途に使ったかも記録します。

再取得できる資料から探す

領収書をなくしたときは、取引日、相手、品物・サービス、金額、業務目的を他の資料から確認します。支出があったことと仕事に必要だったことの両方を整理し、記憶だけで金額を作らないようにします。

まず販売店の再発行や通販の購入履歴を確認します。領収書が再取得できなくても、請求書、注文メール、納品書、振込記録などを組み合わせ、取引の内容を特定できるか確かめます。

カード明細に店名と合計額しかない場合、何を買ったかまでは分かりません。業務用品と私物を一緒に買っているなら、品目を区分する資料も必要です。「事業用カードを使った」という事実だけでは私用分を除けません。

通販で備品を買った例

業務用の備品8,800円の領収書が見つからない場合、販売者、品名、注文番号、金額のある購入履歴を取得し、8,800円のカード利用と照合します。用途が顧客向け資料の制作なら、その案件との関係も短く残します。

自作メモだけで必ず認められるわけではない

メモに書くのは確認できた事実です。日付や金額が不明なまま推測で埋めたり、相手から発行された書類のように見せたりしません。記録を残すことと、その支出が必要経費に該当することは別に確認します。

消費税の請求書要件は別の問題

所得税で支出の実態を説明できても、消費税の仕入税額控除に必要な帳簿・請求書の条件まで満たすとは限りません。取引別の例外や特例もあるため、原則の書類がないときは最新の案内を調べます。領収書がない支出の資料整理で区分を確認してください。

電子の領収書を再取得したら電子取引データの保存へつなげ、同じ紛失が続かないよう保存先と取得時期を決めます。