領収書がない支出はどう記録する？取引を説明する資料の整理

領収書をなくした場合は、取引の内容、相手、日付、金額を確認できる資料を探します。領収書がないから記録しなくてよい、あるいはメモを作れば何でも経費になる、というものではありません。

この教材の論点：帳簿と証拠書類の保存

振込で代金を払ったものの、相手から領収書を受け取っていない。請求書や注文内容と銀行の記録を対応させ、何の仕事のために支払ったかまで残します。

支払いと内容を別の資料で補う

領収書がない支出は、取引が実際にあったこと、金額、内容、業務目的を他の資料から整理します。領収書をなくしたから記録を省いてよいわけでも、メモさえあれば必ず経費になるわけでもありません。

振込記録はお金を送ったことを示しても、何の代金かが分からない場合があります。請求書、契約、注文履歴、納品記録などを対応させ、支出の実態を確認します。電車代のように領収書が手元にない場面では、利用日、区間、運賃、訪問先と目的を残します。

自分で補足するメモには、確認できた事実と資料の取得経緯を書きます。分からない情報を、相手が発行した領収書のように作ることはできません。

必要経費と消費税の保存条件は別

所得税の必要経費は、業務との関係や支出の実態を確認します。一方、消費税の仕入税額控除には、帳簿と請求書等の保存に関する条件があります。経費性を説明できる資料があることだけで、仕入税額控除の条件もすべて満たすとは限りません。

帳簿のみの保存で認められる取引や一定の特例等もありますが、領収書のないすべての支出へ使えるわけではありません。取引の種類と、対象期間の公式案内を確認します。

通販で業務用品を買った例

領収書が見つからない場合、注文番号、販売者、品名、金額のある履歴を取得し、カードの利用と照合します。私物が混在するなら対象品を分けます。具体的な探し方は領収書をなくした場合の対応を参照してください。

電子で再取得した資料は、電子領収書の保存へつなげて整理します。銀行残高の減少だけを見て、すべての支払を経費へまとめないようにしてください。