電子領収書・メール請求書の保存｜紙への印刷だけでよい？

メール添付の請求書やウェブで受け取った領収書は、電子取引の記録として保存方法を確認します。紙に印刷して綴じることだけを、常に電子データの保存に代えられると考えないようにしましょう。電子取引データ、紙の書類のスキャナ保存、電子帳簿はそれぞれ別の制度です。

この教材の論点：帳簿と証拠書類の保存

ネットで受け取った領収書PDFを印刷して綴じた。これだけで元のデータを消してよいかは、電子取引データの保存要件を確認して判断します。紙の領収書を撮影する場合とも区分が異なります。

三つの保存制度を分ける

電子帳簿・電子書類の保存、紙を画像にするスキャナ保存、電子取引データの保存は、それぞれ対象と要件が異なります。メール添付の請求書や、ウェブで受け取る領収書等は、もともと電子で授受した取引情報です。紙を受け取ってスマートフォンで撮影する場合と同じだと考えないようにします。

原則は電子データで残す

電子取引で授受した請求書・領収書等は、原則として電子データを保存します。帳簿へ金額を転記することや、紙へ印刷することだけで保存の確認を終えません。改ざん防止、画面・書面に出せること、検索等の要件を確認します。事業規模等による検索要件の緩和や、税務署長が相当の理由と認める場合の猶予措置等には条件があるため、自分に当てはまるかを公式案内から確認します。

後から探して取り出せるようにする

日付・取引先・金額を対応させるファイル名や索引を用意するなど、必要な取引情報を探せる運用にします。フォルダを作っただけで法定の検索要件を満たすとは限りません。利用するサービスが終了した場合にもデータを取り出せるか、表示・出力ができるかを確認します。バックアップは紛失への備えですが、それ自体が他の要件に代わるものではありません。

保存ファイルの数で経費を増やさない

取引Aの業務用資料1万8,000円と、取引Bの業務通信費7,000円があれば、合計は2万5,000円です。Aの同一PDFを二か所へ保存しても、元の取引は一件なので経費は増えません。紙の控えとPDFの両方がある場合も、取引単位で重複を除きます。

同様に、電子明細があることだけで私用分が経費になるわけではありません。年間通信料12万円、明確に区分できる事業割合60％なら、事業分は7万2,000円です。保存の適否と経費にできる範囲を別々に確認します。

青色申告の電子帳簿要件とも区別する

領収書PDFを適切に保存しただけで、青色申告特別控除65万円の追加要件を自動的に満たすわけではありません。優良な電子帳簿の保存等の要件、またはe-Taxによる期限内提出等を、55万円控除の要件と合わせて別に確認します。

データの保存期間は、所得税・消費税等の資料の区分に対応させます。紙を処分したり元データを削除したりする前に、どの制度に基づいて何を残すのかを確かめてください。

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