カード明細と領収書の二重計上｜支払いと購入を対応させる

カード明細と領収書は、一つの取引の別の証拠となることがあります。両方があるから二つの経費が発生したわけではありません。領収書は購入内容、明細はカード決済、口座の引落しは決済代金の支払い、という役割を整理しましょう。

この教材の論点：帳簿と証拠書類の保存

領収書を登録した後、カード明細と口座の引落しも経費へ取り込んでしまった。一回の購入を何度も計上しないよう、購入内容、カード決済、代金の支払いを対応させます。

比較する場面を具体的に考える

12月に領収書から消耗品費5,000円を入力し、同じ購入をカード明細の取込みでも5,000円登録した例では、実際には5,000円の買い物なのに帳簿の費用が1万円になります。店名の表記や利用日が少し違っても、購入品・金額・注文番号等から同じ取引かを確認します。後日一括で引き落とされたカード代金も、別の購入ではありません。

判断を誤りやすい点

二重計上を消す際には、正しい購入記録まで消さないようにします。どの証憑を対応させたか、未払金と引落しの関係が残っているかを確認します。返金や取消しがある取引では、元の購入と返金の両方を追えるようにして、明細の合計だけで費用を調整しないことが重要です。

資料ごとの役割

三つの資料に同じ金額があっても、三つの費用とは限りません。取引番号や利用日で結び付けて残します。

確認すること

• 日付・相手・金額・注文番号で照合する
• 購入と引落しの二段階を区別する
• 取消しや返金を元の取引へ結び付ける