私用カードで事業の費用を払ったとき｜帳簿へ残す内容

私用のカードで払ったか、事業用のカードで払ったかという違いだけでは、必要経費の可否は決まりません。支出の業務関連性と計上時期を確認し、私用カードで立て替えた事業の支出も、記録から漏らさないようにします。

この教材の論点：帳簿と証拠書類の保存

仕事用の買物を、普段使っている個人のクレジットカードで払った。購入した取引と後日の引落しを対応させ、事業の支出が帳簿から漏れたり二重になったりしないように記録します。

比較する場面を具体的に考える

個人事業主が私用カードで業務用の書籍3,000円を買った例では、書籍の内容と業務目的を確認し、必要経費と事業主からの立替えに関する記録を整理します。後で事業用口座から自分の生活用口座へ3,000円を移しても、その資金移動をもう一度書籍代にしません。購入と精算を同じ取引として対応させましょう。

判断を誤りやすい点

カード明細だけでは購入品の詳細が分からないことがあります。領収書・注文履歴・納品書を併せて残します。私用の支出まで事業の取引として取り込むことと、事業支出を漏らすことの両方を防ぐには、明細を一件ずつ分類し、帳簿へ入れたものが分かるようにする方法が役立ちます。

同じ支出を追う順序

精算が年をまたいでも、元の購入と費用の時期をカードの引落日に合わせて勝手に変えないようにします。

確認すること

• カードの名義より支出の用途を確認する
• 購入記録と後日の精算を対応させる
• 資金移動で経費を二重に増やさない