インボイスの記載・登録・保存

インボイス発行事業者の登録は、申請書を作った時点、送信した時点、実際に登録の効力が生じる時点を分けて管理します。取引先へ番号を知らせる前に、登録通知と登録年月日、発行する書類の記載事項を確認しましょう。登録は請求書の見た目を変えるだけの手続きではありません。

請求書にTから始まる番号があっても、取引時点の登録状況と記載内容を確認します。番号の形が合うことだけでは十分ではありません。

受け取ったインボイスの誤りに気づいたら、対象の取引と誤った項目を特定し、売手へ訂正等を確認します。買手が根拠なく書き換えて終わりにはしません。

領収書という名前の書類も、必要事項を満たせばインボイス等となる場合があります。逆に請求書という名前だけで要件がそろうわけではありません。

一つの取引の必要事項が複数の書類に分かれる場合は、相互の関係が明確かを確認します。書類をバラバラに保存すると、取引との対応が分からなくなります。

電子で受け取ったインボイスも、内容の確認と適切な保存が必要です。PDFを開いて金額を見ただけでは、後から提示できる状態にはなりません。