電子インボイスを受け取ったら｜税額確認とデータ保存

電子で受け取ったインボイスも、内容の確認と適切な保存が必要です。PDFを開いて金額を見ただけでは、後から提示できる状態にはなりません。

この教材の論点：インボイスの記載・登録・保存

取引先からPDFの請求書を受け取り、会計ソフトへの入力が終わった。元のデータを削除する前に、記載事項と保存方法を調べ、後から帳簿の取引に対応する請求書を取り出せる状態にします。

必要事項、取引日、税率別の金額を読み、帳簿と結び付けます。電子取引データの保存要件も確認し、取引先サイトの閲覧期限等がある場合は早めに保存方法を決めます。

場面ごとに確かめること

具体例から手順をたどる

取引先からPDFの請求書をメールで受け取り、会計ソフトへ金額を入力した例です。入力済みだから元のPDFを削除してよいわけではありません。インボイスの必要事項と取引内容を確認するとともに、電子取引データの保存方法を確認します。

判断が変わる条件

紙に印刷したものと会計ソフトの入力内容だけでは、電子取引データの保存要件を満たしたとは限りません。請求書本体だけで必要事項が足りない場合は、納品書等との対応も保存します。訂正版が届いた場合は、どれが有効な請求書かを追えるようにします。

資料をそろえて確認する

• メール添付を保存し紛失を防ぐ
• 帳簿と請求データを同じ取引へ結ぶ
• 保存方法の要件と利用できる取扱いを公式案内で確認する

覚えておきたいこと

電子で届いた書類は、金額を転記する作業とデータを保存する作業を分けて考えます。