インボイスの記載事項｜請求書で確認する項目と訂正

適格請求書には、登録番号、取引内容、税率ごとの金額や消費税額など、確認すべき事項があります。請求書という名称であっても、要件を満たすとは限りません。

この教材の論点：インボイスの記載・登録・保存

取引先へ初めてインボイスを発行することになった。登録番号を加えるだけで終えず、相手の名称、取引日、品目、税率別の金額と税額まで、作成した書類を一欄ずつ読みます。

適格請求書で確認する六つの内容

通常のインボイスには六つの記載事項があります。登録番号の有無だけで判定せず、取引日・内容・税率別の金額まで一組として確認します。書類の名前が請求書、納品書、領収書のどれでも、必要事項を満たすかが重要です。

通常の適格請求書では、発行者の氏名または名称と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の合計と適用税率、税率ごとの消費税額等、交付を受ける事業者の氏名または名称を確認します。軽減税率の対象品目がある場合は、その旨の記載も関係します。

「請求書」という題名が必須という意味ではありません。領収書、納品書、複数の書類を関連付けたもの等で確認する場合があります。一方、登録番号が一つ書いてあるだけで、残りの記載がなくても必ず適格請求書になるわけではありません。

簡易インボイスとの違い

小売業など一定の事業で不特定多数へ販売する場合に交付する適格簡易請求書では、交付先の氏名・名称を省略できる等の違いがあります。すべての領収書が同じ条件になるわけではないため、取引と売手の業種等を確認します。通常の適格請求書の要件だけを見て、宛名のない適格簡易請求書を一律に無効と考えないようにしましょう。

反対に、事業者間の通常の請求書で必要な情報が抜けているときに、「レシートと同じだから」と省略できるとは限りません。領収書と宛名でも条件を整理しています。

複数の書類で確認するとき

月まとめの請求書と各納品書を合わせて必要事項を満たす場合には、どの納品書がどの請求書に含まれるかを対応させます。一枚の書類に全部が載っていなくても確認できる場合がありますが、無関係な書類から数字を寄せ集めればよいという意味ではありません。請求番号や納品番号、期間などで取引全体を追えるように保存します。

電子で受け取った資料については、内容の要件とは別に電子取引データの保存を確認します。紙へ印刷したから元データを削除してよいとは限りません。

記載の誤りに気づいたら

税率や税額等が間違っていた場合、買手が一方的に書き直して正しいインボイスとして扱うことは避け、売手へ訂正を依頼するなど、必要な確認を行います。仕入明細書を買手が作成する場合には、相手の確認を受けるなど所定の条件があります。訂正前後の資料と対応する取引を残しましょう。

インボイスがそろったことは、私用の購入を事業の経費にできることまで示しません。必要経費の可否、課税仕入れの対象、帳簿と請求書等の保存要件をそれぞれ確認します。少額特例等で帳簿のみ保存となる場合も、個別の要件を満たすかを調べます。

税額の端数処理を確認する

適格請求書に記載する消費税額等に端数が生じる場合は、一の適格請求書につき税率ごとに一回の端数処理を行う扱いを確認します。品目一行ごとに処理した税額の合計と、税率ごとの合計額から処理した税額が一致しない場合があるため、売手の発行方法を確認します。

買手側の会計ソフトが計算した税額と請求書の税額が違うときも、単に一円を好きな科目へ入れて終わらせず、税込・税抜、値引き、複数税率、端数処理の単位を調べます。どちらの書類が何の取引を示すかをそろえたうえで、必要なら売手へ訂正・確認を依頼します。