納品書と請求書を合わせて確認する｜インボイスの記載事項

一つの取引の必要事項が複数の書類に分かれる場合は、相互の関係が明確かを確認します。書類をバラバラに保存すると、取引との対応が分からなくなります。

この教材の論点：インボイスの記載・登録・保存

納品書には品名と日付があり、月末の請求書には税額と登録番号が載っている。一枚ずつの不足だけで判断せず、納品番号や請求対象期間を使って、同じ取引の書類として対応するかを調べます。

請求番号、納品番号、対象期間、明細の参照等で書類をつなぎます。まとめ請求で複数税率の取引がある場合も、税率別の金額や税額等が追えるようにします。

場面ごとに確かめること

具体例から手順をたどる

毎回の納品書に日付と品目があり、月末の請求書に税率別合計や税額、登録番号がある例です。一枚に必要事項が全部ないという理由だけで判断を終えず、書類同士の関連が明らかで、全体として必要事項を確認できるかを調べます。

判断が変わる条件

別の取引の書類を寄せ集めればよいわけではありません。納品番号、請求対象期間、取引先などで対応を特定できる必要があります。複数書類で確認するなら、請求書だけ残して納品書を捨てると、必要な内容を後から示せなくなるおそれがあります。

資料をそろえて確認する

• 必要事項がどの書類にあるか確認する
• 書類間の番号や期間をそろえる
• 関連書類を一組として検索できる形で保存する

覚えておきたいこと

一枚か複数枚かよりも、必要事項と取引の対応を説明できるかを確かめます。