インボイス登録の申請記録｜送信日・登録日・通知を分けて管理する

インボイス発行事業者の登録は、申請書を作った時点、送信した時点、実際に登録の効力が生じる時点を分けて管理します。取引先へ番号を知らせる前に、登録通知と登録年月日、発行する書類の記載事項を確認しましょう。登録は請求書の見た目を変えるだけの手続きではありません。

この教材の論点：インボイスの記載・登録・保存

インボイス登録を電子申請したので、次の請求書から登録番号を載せたい。送信した日だけで決めず、登録通知にある番号と登録年月日を取引日に対応させます。

具体例で確かめる

免税事業者が登録を申請した例では、申請の控えだけを見て直ちにすべての請求書へ「登録済み」と表示しないようにします。通知された登録番号や年月日を確認し、対象の取引に応じて適格請求書を発行できるようにします。同時に、登録に伴う消費税の申告・納付と帳簿整備の準備も進めます。

判断を誤りやすい点

開業届、青色申告の承認申請、インボイス登録は目的の異なる手続きです。どれか一つを提出しても、他の手続きまで終わったことにはなりません。登録後に氏名・名称等の変更や事業廃止があれば、その後の届出も確認します。取引先が行う登録番号の確認と、自分の申請記録の管理も分けて考えましょう。

登録後に整える書類

発行する請求書や領収書について、登録番号だけでなく、取引年月日、取引内容、税率ごとの金額や税額など、必要な記載事項を確認します。既存のひな型を使うときは記載欄を見直し、訂正が必要になった際の連絡や保存の方法も決めておきましょう。申請した記録と、実際に発行した書類の控えの両方が、登録後の管理に役立ちます。

事業者の情報を継続して管理する

登録通知にある番号と、公表・通知される情報を確認し、取引先へ知らせる内容をそろえます。屋号や名称が異なる書類を使う場合は、取引先が同じ事業者と確認できるかも考えましょう。登録後の帳簿、発行書類、変更手続きは継続して必要になるため、申請の控えだけを別の場所へしまって終わりにしないことが大切です。

確認すること

• 申請控えと登録通知を保管する
• 登録年月日と請求書の対象取引を照合する
• 申告・納付と変更届出も確認する