交通費・出張費の記録｜業務目的と私用部分を分ける

交通費や出張費は、移動した事実と業務の目的を一緒に記録します。電車代や宿泊代の領収書があっても、私的な旅行の費用まで経費になるわけではありません。出発地・目的地・日程・訪問先・用件を対応させると、取引を後から説明しやすくなります。

この教材の論点：必要経費と家事按分

取引先との面談の後、同じ出張先で私用の予定も入れた。交通費や宿泊費をまとめて経費へ入れず、訪問目的と日程に対応する業務分を記録します。

具体例で確かめる

取引先との面談で往復の電車を利用し、その後に別の場所へ私用で移動した例では、業務のために必要な移動と私用の追加区間を分けます。宿泊を伴う出張で家族が同行した場合も、家族分の料金を事業の宿泊費へ一括して入れません。必要だった業務行程と追加の私的費用を、予約明細や予定表から確かめます。

判断を誤りやすい点

交通系ICへのチャージは、その時点で業務の電車に乗ったことを示すものではありません。利用履歴と用件を確認して、実際の業務交通費と対応させましょう。所得税上の経費かどうかと、消費税の仕入税額控除で認められる保存方法・特例は別に確認します。

領収書が出ない交通費の記録

近距離の電車やバスで領収書が手元にないときは、利用日、区間、運賃、用件を記録し、予定表やIC利用履歴等と照合します。証拠を残すことと消費税の保存特例が使えることは別です。経路変更や運休による追加費用があれば、その理由も記録します。業務の移動予定と実際の利用が一致するかを確認し、チャージ額だけで交通費を推測しないようにしましょう。

確認すること

• 移動日・区間・用件をまとめる
• 私用の延泊や同行者分を除く
• ICチャージと実際の利用を二重計上しない